Telia Arkisto on Järvenpään kaupungin ratkaisu sähköiseen arkistointiin

Järvenpään kaupunki haluaa varmistaa, että sen päätöksenteon perustana oleva tieto säilyy luotettavasti ja pitkäikäisesti. Siksi se hyödyntää Sähke2-suositusta, joka ohjaa sähköisen arkiston rakentamista. Kaupunki etsi yhtenäistä ja nykyaikaista järjestelmää datan arkistointiin ja sopiva ratkaisu löytyi tutulta kumppanilta, Telialta.

Järvenpään kaupunki oli tehnyt aiemmin laajemman sopimuksen Telian kanssa ja sen yhteydessä tarjoutui mahdollisuus ottaa käyttöön sähköinen arkistointipalvelu Telia Arkisto. Ihan suoriltaan ratkaisuun ei kuitenkaan päädytty, vaan kaupungin asiantuntijat tekivät omat vaatimusmäärittelynsä ja kartoittivat vastaavien palveluiden tarjoajat. Prosessin aikana ilmeni, että Telia Arkisto vastasi hyvin näitä vaatimuksia.

Telia Arkisto otettiin kaupungissa käyttöön vuoden 2023 keväällä. Järjestelmän pääkäyttäjänä toimii Anne Alakallaanvaara, joka vastaa kehittämispäällikkönä Järvenpään kaupungin päätöksenteon tuesta, asiakirjahallinnosta, kirjaamosta ja arkistoista. Prosessi Telian kanssa on sujunut hyvin, vaikka tällaisissa projekteissa hänen kokemuksensa mukaan onkin aina omat haasteensa.

”Testausvaiheessa havaittiin tiettyjä tarpeita, joita palvelusta ei vielä löytynyt. Keskusteluiden myötä Telia Arkisto on saatu vastaamaan juuri Järvenpään kaupungin tarpeita.”

”Tietojärjestelmät ovat usein tehtyjä tämän päivän käyttötarpeisiin, eikä huomisen tarpeita ole osattu ottaa huomioon. Vanhentuviin järjestelmiin jää tietoa, joka pitää tarpeen mukaan siirtää”, jatkaa Alakallaanvaara arkistoimisen haasteisiin liittyen.

Järvenpään kaupunki halusi integroida erilaiset tietojärjestelmät, jotta tietoaineistot saadaan yhteen arkistoon. Myös digitoidut aineistot halutaan siirtää Sähke2-muotoiseen arkistoon, ja Telia Arkisto palvelee tätä käyttötarvetta todella hyvin. Asiakirjallisen tiedon käyttöikä voi olla todella pitkäkin, joten arkiston tulee kestää aikaa.

Telia Arkisto on turvallinen ja tehokas ratkaisu datan hallintaan

Telia Arkisto on kustannustehokas ja turvallinen ratkaisu paitsi julkishallintoon, myös erilaisille yrityksille. Sen avulla voidaan tallentaa monenlaisia tarpeellisia aineistoja tietoturvallisesti ja tiedostoformaattiriippumattomasti. 

”Asiakas pystyy hyvin tarkasti määrittelemään kenellä on mihinkin tiedostoon pääsy. Tiedot ovat tallennuspalvelussa huolellisesti salattuja ja palvelimet kovennettuja.”

”Palvelun hakumahdollisuudet ovat hyvät, mikä on tärkeä ominaisuus korkean tietoturvatason lisäksi. Korkea tietoturvan taso on todistettua, sillä useammat asiakkaat ovat varmistaneet sen ulkoisella auditoinnilla”, kertoo Telian liiketoimintavastaava Anssi Hakkarainen.

Sähköinen arkistointi on tulevaisuuden vaatimus ja mahdollisuus

Järvenpään kaupunki haluaa olla edelläkävijä sähköisessä tiedonhallinnassa. Se noudattaa julkishallinnon velvoitteita tuottaa palveluita sähköisesti ja vähentää paperin kulutusta. Se huolehtii vaatimusten mukaisesti myös tietosuojasta, oikeusturvasta ja historian dokumentoinnista.

”Tiedonhallinta on valtavassa mullistuksessa ja lainsäädäntö elää koko ajan, myös arkistointia koskevia suosituksia tulee suuret määrät, Alakallaanvaara kertoo ja jatkaa:

”Meillä on nyt sähköinen arkisto, joka täyttää kaikki vaatimukset ja on turvallinen ja luotettava. Meidän ei tarvitse enää pelätä, että tieto korruptoituu tai häviää. Se on meille tärkeintä.”

Sähköinen arkisto mahdollistaa myös tiedon jakamisen ja hyödyntämisen uudella tavalla. Asiakirjoja siirretään arkistoitavaksi tai hävitettäväksi sen jälkeen, kun tiedon varsinainen käyttötarkoitus on päättynyt, eli asia hoidettu ja päätösten valitusajat ovat ohitse.

Järvenpään kaupunki siirtää arkistoonsa kaikki päätöksentekoon ja eri palveluihin liittyvät asiakirjat, joita heillä on velvollisuus säilyttää ja arkistoida ja jotka kertovat myös kaupungin historiasta. Nämä tiedot ovat osa kansallista kulttuuriperintöä, jonka säilymistä ohjaa Kansallisarkisto. Alakallaanvaara kokeekin, että hän on tulevaisuuden historian palveluksessa.

Sähköinen arkistointi säästää aikaa, rahaa, ympäristöä ja työresursseja

Alakallaanvaaralla on tehnyt töitä arkistojen parissa jo vuosikymmeniä ja nähnyt, miten teknologia on muuttanut alaa. Hän kertoo, että ennen tieto oli paperilla, jota piti järjestää, luetteloida, säilyttää ja hävittää.

”Asiakkaat joutuivat etsimään tietoa kortistoista tai mikrofilmeiltä, joihin tiedot kirjattiin käsin tai kirjoituskoneella. Myöhemmin tieto siirtyi erilaisiin järjestelmiin, joita piti ylläpitää ja päivittää. Tietoa niihin skannattiin ja asiakirjoja tulostettiin ulos muun muassa kirjanpitoa varten. Lähiarkistoissa säilytettiin häkkikaupalla asiakirjoja, joita piti säilöä lain vaatimusten mukainen aika”, Alakallaanvaara muistelee ja jatkaa:

”Sähköisten arkistojen myötä ei onneksi tarvitse enää tuottaa valtavaa paperiaineistoa, jota kuljetetaan maanteitä pitkin rekkalasteittain hävitettäväksi.”

Palvelun avulla Järvenpään kaupunki voi jatkossa:

• Hakea ja käyttää tarvittavaa tietoa nopeasti ja helposti yhdestä paikasta
• Hyödyntää tietomassaa laajasti ja monipuolisesti eri tarkoituksiin
• Nopeuttaa asioiden käsittelyä ja parantaa palvelun laatua
• Turvata tiedon ja tietosuojan: määritellä työntekijöiden käyttöoikeudet, hävittää vanhentuneet tiedot ja välttää paperin käyttöä

Telia Arkisto sopii monenlaisten organisaatioiden ja yritysten tarpeisiin

Telia Arkisto ei ole vain sopimusten tallennuspaikka, vaan se soveltuu kaikenlaisille aineistoille. Erityisesti henkilötietoja sisältävät aineistot vaativat lainmukaista ja turvallista käsittelyä. Telia Arkisto huolehtii siitä, että tietoja säilytetään oikean ajan ja hävitetään hallitusti. Palvelu myös tallentaa tietojen käsittelyn lokit, joista näkee aukottomasti, kuka on käyttänyt materiaalia.

Telia Arkisto on myös räätälöitävissä asiakkaiden tarpeiden mukaan. "Otamme huomioon asiakkaiden vaatimukset esimerkiksi palvelutasojen ja tukipalveluiden saatavuuden suhteen.  Olemme joustavia asiakkaiden tarpeiden mukaan ja palvelu on muutenkin muokattavissa asiakkaan tarpeisiin. Siihen voidaan tehdä ominaisuuksia, joita asiakas tarvitsee, kuten on Järvenpään kaupungin kohdallakin tehty”, Hakkarainen toteaa.

Telia Arkisto on edullinen ja helppo ratkaisu myös yksityissektorille ja pienille yrityksille. Heille on tarjolla Telia Arkisto Small, joka on pienempi ja yksinkertaisempi paketti ilman räätälöintiä.

Haaste: Järvenpään kaupunki halusi päästä eroon vanhoista ja hankalista tietojärjestelmistä, jotka hidastivat ja vaikeuttivat tiedonhallintaa. Kaupunki tarvitsi yhden yhtenäisen ja turvallisen järjestelmän, josta kaikki tarvittava tieto olisi helposti saatavilla.

Ratkaisu: Telia Arkisto on sähköinen arkistointipalvelu, joka vastaa kaupungin tarpeisiin. Telia Arkisto tallentaa, säilyttää ja hävittää kaupungin tiedot lainmukaisesti ja luotettavasti. Palvelua räätälöitiin kaupungin toiveiden mukaiseksi.

Hyödyt: Telia Arkisto tekee tiedonhallinnasta helppoa ja nopeaa. Kaupungin työntekijät voivat hakea ja käyttää tarvittavaa tietoa yhdestä paikasta. Telia Arkisto mahdollistaa myös tiedon jakamisen ja hyödyntämisen uudella tavalla. Palvelu säästää aikaa, rahaa ja ympäristöä, kun paperia ei enää tarvita.