Satoihin työsopimuksiin sähköiset allekirjoitukset Telia Signilla – ”selkeää ja sujuvaa”

N-Clean-siivouspalveluyritys tarvitsi aidosti ketterän sähköisen allekirjoituspalvelun, koska yrityksessä tehdään kuukausittain monia uusia työsopimuksia – pelkästään kesäksi jopa yli 300. Ratkaisu löytyi Telia Signin räätälöitävästä Enterprise -palvelusta.

N-Cleanissa allekirjoitetaan vuosittain lukuisia työsopimuksia. Nykyään allekirjoituksissa käytetään Telia Signin Enterprise -palvelua, jossa allekirjoituksen voi tehdä kevyesti tai hieman perusteellisemmin vahvistettuna versiona. Molemmat ovat lain edessä päteviä.

”Meillä on Suomessa yli 2 300 työntekijää, joista valtaosa on ulkomaalaistaustaisia. Heidän kanssaan tehtävissä työsopimuksissa vahva tunnistautuminen ei ole realistinen vaihtoehto, koska sen käyttöön tarvitaan suomalaiset pankkitunnukset. Monellakaan heistä ei ole pankkitunnuksia ainakaan työsuhteen alussa. Kevyt sähköinen allekirjoitus on meille siksi erittäin tärkeä palvelu”, kertoo N-Cleanin henkilöstöjohtaja Marika Lappi.

Telia Signista on tullut yritykselle itsestään selvä työkalu nopeasti, vain muutamassa kuukaudessa. N-Clean sai Telia Signin käyttöönsä keväällä 2023 ja siitä lähtien työsopimukset ja muutkin allekirjoitettavat paperit ovat liikkuneet sukkelasti yrityksen sisällä – ja ne on myös saatu kätevästi tallennettua oikeaan paikkaan ja oikeaan aikaan integraation avulla.

Ohjelmistorobotiikka apuna ja strateginen kumppanuus tukena

Marika Lappi korostaa, että N-Clean-yritykselle ei olisi ollut hyötyä sähköisestä allekirjoituspalvelusta, jos siinä voisi käyttää vain vahvaa tunnistusta. Siksi yritys lähti itse selvittämään, millaisia ratkaisuja asiaan löytyy. N-Cleanin yhteistyökumppani Integrata keksi, että Telia Sign voidaan yhdistää yrityksen henkilöstöhallinnon järjestelmään (HRM, Human resource management) robotiikan avulla.

Telia ja Integrata saivat yhdessä nopeasti aikaan toimivan ratkaisun. Integrata kehitti ohjelmistorobotin, jossa N-Cleanin henkilöstöhallinnon järjestelmä yhdistettiin Telia Sign -palvelun rajapintaan. Ohjelmistorobotiikan avulla allekirjoitustapahtuma voidaan käynnistää N-Cleanin järjestelmästä, jonne työsopimus ja kaikki siihen liittyvät dokumentit myös tallentuvat allekirjoitusprosessin jälkeen.

Marika Lappi korostaa, että N-Clean haluaa solmia strategisia yhteistyökumppanuuksia eikä niinkään käyttää monia erillisiä palveluntarjoajia.

”Haluamme strategisia kumppaneita, joiden kanssa pystymme yhdessä etsimään uusia ratkaisuja liiketoimintamme kehittämiseksi. Tämä on hyvä esimerkki siitä. Strategisen kumppanin pitää pystyä aktiiviseen vuorovaikutukseen jatkuvasti ja proaktiivisesti. Asioilla on tapana järjestyä, kun niistä keskustellaan yhdessä."

"Olen erittäin tyytyväinen Telian ja Integratan sujuvaan yhteistoimintaan sähköisen allekirjoitusmallin kehittämisessä.” 

Hyötyä kaikenkokoisille yrityksille

Telian Business Manager Juuso Mikkelsson korostaa, että sähköinen allekirjoittaminen säästää aikaa ja vaivaa monenlaisissa yrityksissä.

”Sähköinen allekirjoitus on hyvin tehokas tapa kerätä allekirjoituksia. Ne saadaan kaikilta osapuolilta pääsääntöisesti kahden tunnin sisällä pyynnön lähettämisestä. Digitaalisten asiakirjojen säilöminen on myös huomattavasti kätevämpää kuin paperisten.”

Telia Signin tarjoamista sähköisistä allekirjoituspalveluista löytyy eri kokoisille yrityksille sopivia palvelupaketteja tai vaihtoehtoisesti räätälöitävä Enterprise-palvelu.

”Enterprise-palvelu voidaan yhdistää yrityksen omiin järjestelmiin ohjelmointirajapinnan (API, Application Programming Interface) kautta – tai hyödyntää siinä robotiikkaa kuten N-Cleanissa tehtiin. Käyttäjähallinta voidaan järjestää suoraan organisaation omasta järjestelmästä (AD, Active Directory)”, Mikkelsson sanoo.

"Mahdollisuus kevyeen allekirjoitukseen on lisännyt yritysten liikkumavaraa, koska moni yritys tarvitsee allekirjoituksia myös maissa, joissa pohjoismaiset vahvat tunnistusmenetelmät eivät toimi."

”Kevyt allekirjoitus toimii niin, että osapuolille lähetetään sähköpostiin kertakäyttöinen salasana (OTP, One Time Password), jonka vastaanottajat itse syöttävät allekirjoitustapahtumassa. Sen avulla varmistetaan, että annettu sähköpostiosoite on allekirjoittajan omassa hallussa. Kevyttä allekirjoitusta voi siten hyödyntää kaikkialla, missä sähköpostit kulkevat. Salasana voidaan vaihtoehtoisesti toimittaa myös tekstiviestillä”, Mikkelsson kertoo.

Kun asiakirja on allekirjoitettu, sitä ei pysty enää muokkaamaan. Telia Signilla allekirjoitetut asiakirjat ovat itsenäisiä ja sisältävät kaiken todistusaineiston allekirjoitustapahtumasta – eli niiden oikeaksi todistamiseen ei tarvita erillistä tarkastuspalvelua. Jos Telia Signilla allekirjoitetun asiakirjan avaa esimerkiksi Adobe Readerissa, siinä aukeaa palkki, josta ilmenee, ovatko asiakirja ja sen allekirjoitus vielä voimassa.

Haaste: N-Clean-yrityksessä tehdään vuosittain suuri määrä työsopimuksia, joiden säilyttäminen on työnantajan velvollisuus. Prosessin suurin haaste oli valtava manuaalisen työn määrä, koska työsopimuksissa on myös paljon liitteitä.

Ratkaisu: Yrityksessä otettiin käyttöön Telia Signin Enterprise -palvelu. Siinä voi valita, tehdäänkö sähköinen allekirjoitus kevyellä kertakäyttöisellä tai vaativammalla tunnistusmenetelmällä. Ratkaisevassa roolissa on robotiikka, jonka avulla allekirjoitusprosessi käynnistyy suoraan N-Cleanin omasta henkilöstöjärjestelmästä ja jonne dokumentit myös tallentuvat.

Hyödyt: Palvelun avulla allekirjoitusprosessia saatiin nopeutettua huomattavasti ja virheet vähenivät. Eri puolilla Suomea toimivien esihenkilöiden työ selkiytyi ja sujuvoitui. Kaikki osapuolet saavat allekirjoitetut asiakirjat heti ja tietoturvallisesti. Kaikki työsuhteeseen liittyvä dokumentaatio löytyy yrityksen omasta HRM-järjestelmästä oikea-aikaisesti.