Tampereen kaupunki valitsi Telia Arkiston uusiessaan sähköistä arkistoa

Arkisto 2.0 -projektin yhteydessä Tampereen kaupunki halusi ottaa käyttöön uuden ja ajanmukaisen sähköisen arkiston. Kaupunki on jo aikaisemmin keskittänyt arkistoinnin yhteen digitaaliseen arkistoon ja uuden arkiston kanssa haluttiin jatkaa samalla linjalla. Palvelun kilpailutuksessa Telia Arkisto nousi hinta-laatu -suhteessa selkeästi voittajaksi ja sai parhaat pisteet kolmen kriteeriryhmän osalta neljästä.

Tampereen kaupungilla otettiin ensimmäinen sähköinen arkisto käyttöön jo vuonna 2008 ensimmäisten julkishallinnon organisaatioiden joukossa. Näin ollen  aikaisemmalla järjestelmällä alkoi olla jo ikää. Arkisto 2.0 -projektin tavoitteena oli hankkia ja ottaa käyttöön uusi ja ajanmukainen sähköinen arkistojärjestelmä.

Kaupungin asiakirjahallintopäällikkö Saija Kirkkola kertoo, että asiakirjahallinto vastaa kaupungin asiakirjahallinnan ohjauksesta, valvonnasta ja kehittämisestä. Digitaalinen arkisto on osa tätä kokonaisuutta.

Sähköisen arkiston uusiminen on vaativa projekti

Arkisto 2.0 -projekti on pitänyt sisällään uuden järjestelmän hankinnan, aineiston migroinnin aikaisemmasta arkistosta ja siihen toteutettujen integraatioiden uudelleen toteutuksen. Kyseessä on jopa Pohjoismaiden mittakaavassa sangen mittava hanke.

”Emme aloittaneet uuden sähköisen arkiston hankintaa puhtaalta pöydältä, meillä on paljon kokemusta ja kokemuksen tuomaa näkemystä siitä, mitä siltä halusimme. Siirrettävää aineistoa on paljon ja projektissa oli huomioitava myös aikaisempaan järjestelmään tehtyjä integraatioita”, kuvaa hankkeen haastavuutta projektipäällikkönä toimiva Kirsti Säynäväjärvi.

”Vastaavia seuraavaan digitaaliseen arkistoon siirtymisen projekteja ei ole Suomessa vielä hirveästi tehty. Kokonaisuus on iso ja huomioon otettavia asioita oli paljon, mikä lisäsi projektin vaikeusastetta ja odotuksia myös palvelun toimittajalta”, toteaa Kirkkola.

”Aikaisempi järjestelmä toimi hyvin, mutta sen tekniset ratkaisut eivät enää vastanneet nykyisiä tarpeita. Dokumenttien hallintajärjestelmänä, jossa oli asianhallintaominaisuudet, se ei ollut myöskään kovin käytännöllinen isojen asiakirjamassojen käsittelyyn. Kokemuksen ja kasvaneen arkistointimassan myötä päätettiin etsiä ratkaisu, joka keskittyy pelkästään arkistointiin", Säynäväjärvi jatkaa.

Tavoitteena oli löytää moderni järjestelmä, joka huomioi paremmin aineistojen tarjoamista sekä sisäisesti että organisaatiorajojen ulkopuolelle. Järjestelmän oli pystyttävä käsittelemään kaupungin toiminnassa syntyviä, yhä kasvavia asiakirjamassoja sekä ottamaan vastaan kaupungin toteuttamassa digitointiprojektissa tuotettu noin 4 miljoonan tiedoston kokonaisuus.

Sähköisen arkiston tulee täyttää monia vaatimuksia

Sähköiseen arkistoon kohdistuu monia vaatimuksia. Suomessa Kansallisarkisto ohjaa kansallisesti arkistoitavaa aineistoa.

”Meillä tehtiin varsin laajat vaatimusmäärittelyt siitä, mitä toiminnallisia, tietoteknisiä ja -turvavaatimuksia uuden järjestelmän tulee täyttää. Huomioimme myös miten haluamme jatkossa toimia ja mitä seikkoja tulee ottaa huomioon esimerkiksi Kansallisarkiston Sähke2 -sertifikaattivaatimusten suhteen”, Kirkkola kertoo projektin lähtötilanteesta ja korostaa:

”Vaadimme säilytysjärjestelmäsertifikaattia, mutta meillä oli myös juuri toiminnasta lähteviä vaatimuksia sekä tarve löytää ratkaisu, joka sopii olemassa olevaan järjestelmäympäristöön ja täyttää kaikki tietoturvavaatimukset.”

Telia Arkiston käyttöoikeuksia voidaan asettaa käyttäjien, ryhmien, roolien ja näkymien perusteella. Erityisesti arkaluonteista tietoa sisältävät aineistot vaativat tietoturvallista käsittelyä ja mahdollisuuden hallinnoida käyttöoikeuksia.

”Vaikka tiedonohjaus menee saman tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti, käyttöoikeudet aikaisemmassa ja uudessa arkistossa ovat rakentuneet hieman eri tavalla", kertoo Kirkkola projektin haasteista ja jatkaa vielä: ”Käyttöoikeuskysymys on osoittautunut haasteeksi, vaikka itse halusimme purkaa entisen järjestelmän aikana rakentuneita malleja, joudumme nyt opettelemaan uusia toimintatapoja ja se vaatii aivojen naksauttamista uuteen asentoon”.

Kotimainen konesali varmistaa tiedon saavutettavuuden

“Telia arkisto on helppokäyttöinen kotimainen ratkaisu, joka tuotetaan Tampereen kaupungille palveluna Suomessa sijaitsevista konesaleista“, Telian luottamuspalveluiden liiketoimintavastaava Anssi Hakkarainen kertoo.

"Suomessa sijaitseva konesali tuo asiakkaalle varmuutta siitä, että arkistoon tallennetut tärkeät tiedot on saavutettavissa, vaikka yhteyksissä Suomen ulkopuolelle olisi katkoksia."

Hakkarainen nostaa vielä esille, että Telia arkisto on ratkaisuna monipuolinen ja siitä on saatavana myös pienille asiakkaille soveltuva nopeasti käyttöönotettava versio.

Telia Arkisto sai Tampereen kaupungin työntekijöiden nimikilpailussa nimekseen Aitta-arkisto. Se on ollut tuotantokäytössä lokakuusta 2023, joten vielä ei ole kertynyt kovin paljon kokemusta sen käytöstä. Ensituntuma on kuitenkin, että sen käyttö on helppoa ja tietojen hakeminen sujuvaa. 

Säynäväjärvi toteaa, että modernina järjestelmänä Aitta-arkistoon on mahdollista tuottaa ja liittää erilaisia osioita ja sitä kautta aineistoja saadaan helpommin käyttöön. Se voi tulevaisuudessa jopa synnyttää uusia palveluita.

Tampereen kaupungilla asiakirjahallintoon liittyvä työ hoidetaan 15 hengen tiimissä, johon asiakaspalvelun rajapintoina kuuluvat myös kaupungin kirjaamo ja kaupunginarkisto. Äskettäin rakennettu uusi kaupunginarkisto pitää sisällään 10 000 hyllykilometriä kaupungin aineistoa. Vaikka vastikään on digitoitu 850 hyllymetriä aineistoa, kaikkea vanhaa arkistomateriaalia ei ole mahdollista tai järkevääkään digitoida, joten fyysiset arkistotilat ovat tarpeen nyt ja tulevaisuudessakin.

Vuoden 2022 alusta lähtien kaikki uusi julkishallinnossa arkistoitava aineisto on pitänyt säilyttää pelkästään digitaalisessa muodossa, ellei asiakirjan analogisella ilmenemismuodolla ole erityistä kulttuurihistoriallista arvoa.

Haaste: Vanha ratkaisu oli tullut jo elinkaarensa päähän. Ratkaisu oli suunniteltu dokumenttienhallintajärjestelmäksi, jossa on mukana asianhallintaominaisuuksia. Tiedon haku ja isojen tietomassojen käsittely oli haastavaa, joten laajojen aineistojen tarjoaminen nopeasti ja tehokkaasti sisäisille ja ulkoisille asiakkaille oli käytännössä mahdotonta.

Ratkaisu: Moderni ja tietoturvallinen Telia Arkisto, jossa tiedon hallinta ja hakeminen on älykkäiden toimintojen avulla helppoa. Palvelu on suunniteltu nimenomaan sähköiseksi arkistoksi ja sen tarpeet huomioiden.

Hyödyt: Tiedon tallentaminen on yksinkertaista ja tiedon haku sekä sen jakaminen on helppoa.