Sähköinen allekirjoitus yhdistettiin arkistopalveluun
Tampereen kaupungin museokeskus Vapriikin yhteydessä toimiva Pirkanmaan maakuntamuseo on keskittynyt erityisesti kulttuuriympäristön vaalimiseen. Museo antaa asiantuntija-apua arkeologiaan, paikalliskulttuurityöhön, kansalaistoimintaan, suojelukysymyksiin, rakennuskulttuuriin- ja korjaukseen liittyvissä asioissa.
”Toimimme kulttuuriympäristöviranomaisena, joka tarkoittaa sitä, että suurin osa Pirkanmaan maankäyttösuunnitelmista tulee lausunnolle meille. Jotkut maankäyttökäyttöasiat, kuten arkeologisesti ja kulttuurihistoriallisesti merkittävät kohteet vaativat maastokäyntejä ja neuvotteluita. Lopulta prosessi huipentuu lausunnon antamiseen, jota kutsumme leikillisesti jäävuoren huipuksi. Niin iso matka on kuljettu, ennen kuin allekirjoitusvaiheeseen päästään”, kertoo Pirkanmaan Maakuntamuseon yksikön päällikkö Tuija-Liisa Soininen.
”Käsittelemme vuodessa noin 600 lausuntoa ja määrä kasvaa vuosi vuodelta. Asiakkaitamme ovat kuntien maankäyttösuunnittelijat, rakennusvalvojat, konsultit ja suunnittelutoimistot. He tarvitsevat meiltä viranomaislausunnon, jotta kulttuuriympäristön arvot voidaan ottaa huomioon suunnittelussa ja rakentamisessa”, Soininen selvittää.
Lausunnot tehdään Profiumin kehittämässä Siiri-järjestelmässä, joka on Tampereen museoiden ja pirkanmaalaisten paikallismuseoiden yhteinen tietopalvelu, joka pohjautuu Profium Sense kokoelmanhallintajärjestelmään. Tietojärjestelmässä on luetteloituna noin 400 000 valokuvaa, esinettä ja kulttuuriympäristökohdetta, jotka kuvaavat monipuolisesti Tampereen ja Pirkanmaan historiaa sekä nykypäivää. Arkistosta löytyvät myös kaikki maakuntamuseon antamat viranomaislausunnot vuodesta 2013 alkaen.
Telian ja Profiumin yhteistyö yhdisti arkiston sähköiseen allekirjoitukseen
”Lisääntyneen manuaalisen allekirjoitusrumban tehostamiseen tuli avuksi Telia Sign -palvelu, joka on integroitu suoraan Siiri-järjestelmäämme. Sähköinen allekirjoitus on käsin kirjoitettua nopeampi, luotettavampi ja juridisesti pätevä. Kukaan ei pysty muuttamaan lausuntoamme rikkomatta sähköistä allekirjoitusta”, Soininen sanoo helpottuneena.
Soinisen mukaan Telian ja Profiumin yhteisjärjestelmä tuo heille suunnattomasti etuja.
”Ratkaisu tuo sekä joustavuutta että järjestelmällisyyttä allekirjoitusjärjestykseen, mikä puolestaan helpottaa työntekoa. Kun allekirjoittaminen ei ole enää aika- tai paikkariippuvaista, ei allekirjoitusten saaminen myöskään viivästy. Hyväksyjä voi halutessaan koota vaikka viikon ajalta kaikki allekirjoitukset yhteen, koska eri lausuntoja valmistelee samanaikaisesti monta käsittelijää.”
”Kun allekirjoitukset saadaan oikeassa järjestyksessä, tulee lopullisesta dokumentista virallinen asiakirja. Tämä asiakirja puolestaan arkistoituu automaattisesti Siiri-järjestelmään, jossa se on julkisilta osiltaan nähtävissä kaikille halukkaille.”
”Tämän yhteistyön ansiosta saamme digitalisoitua ja automatisoitua lausunnonantoprosessia, mikä tehostaa yhteistyötä asiakkaidemme kanssa. Asiakaspalvelumme tehokkuus, nopeus ja laatu paranee, kun voimme tarjota parempaa ja kokonaan digitalisoitua palvelua”, Soininen päättää.
Haaste: Pirkanmaan maakuntamuseo pyörittää 600 lausunnon allekirjoitus- ja arkistointirumbaa vuosittain ja määrä on kasvussa. Lausuntojen allekirjoittaminen manuaalisesti monen ihmisen toimesta on käynyt mutkikkaaksi ja aikaa vieväksi.
Ratkaisu: Juridisesti pätevä sähköinen allekirjoituspalvelu, Telia Sign, yhdistettiin Profiumin kehittämään ja ylläpitämään Sense-ohjelmistoon.
Hyödyt: Lausuntojen allekirjoittaminen ei ole enää aika- tai paikkasidonnaista, eikä niiden saaminen ainakaan tästä syystä viivästy. Allekirjoitusjärjestys määrittyy automaattisesti oikein, jolloin lopullisesta dokumentista tulee virallinen asiakirja, joka arkistoituu automaattisesti Siiri-järjestelmään. Asiakaspalvelun laatu ja tehokkuus paranevat huimasti.
