Sähköinen arkisto helpottaa asiakirjojen hallintaa
Sähköisten dokumenttien ja datan määrä kasvaa räjähdysmäisesti, mikä on synnyttänyt erilaisia arkistointijärjestelmiä ja pilvipalveluita. Jos tärkeitä asiakirjoja ei säilytetä johdonmukaisesti keskitettyyn paikkaan, niiden tietoturva kärsii. Samalla tiedostot voivat hukkua tai unohtua eri talletuspaikkoihin, jolloin niiden löytäminen vaikeutuu.
”Paperiset arkistot poistuvat vähitellen käytöstä tiedon sähköistyessä. Yrityksillä saattaa olla käytössään monia digitaalisia talletusjärjestelmiä, mikä monimutkaistaa tiedon hallintaa ja työnkulkua. Telia Arkisto -palvelun avulla tärkeät tiedot tallentuvat yhteen keskitettyyn järjestelmään, jossa ne pysyvät turvassa”, kertoo Anssi Hakkarainen, Telian Business Manager.
”Yritykset käsittelevät ja arkistoivat valtavia määriä dataa, joten halusimme tehdä tiedostojen etsimisestä mahdollisimman helppoa. Arkistopalvelun hakukone perustuu semanttiseen hakuun. Käytännössä tämä tarkoittaa, että etsiessä ei tarvitse tietää, missä tarkassa taivutusmuodossa haettu sana esiintyy tiedostossa”, Hakkarainen kertoo.
Älykäs työnkulku muistuttaa päättyvistä sopimuksista
Älykkäiden työnkulkujen avulla arkisto voi muistuttaa käyttäjiä päättyvistä sopimuksista tai muista toimenpiteitä vaativista tehtävistä. ”Työnkulkujen avulla voidaan ottaa haltuun asiakirjan koko elinkaari. Asiakirjan metadataan voidaan tallentaa tapahtumahistoria, jossa on tietoa asiakirjan laatijasta, tarkastajasta ja lopuksi hyväksyjästä.”, Hakkarainen kertoo.
Telia Arkiston käyttöoikeuksia voidaan asettaa käyttäjien, ryhmien, roolien ja näkymien perusteella. Oikeuksien määrityksissä voidaan hyödyntää Active Directory -hakemiston tietoja. Arkiston voi helposti myös yhdistää osaksi yrityksen muita tietojärjestelmiä monipuolisten API-rajapintojen avulla.
”Arkistoon voi integroida myös Telia Sign -palvelun, joka mahdollistaa sopimusten ja muiden tiedostojen sähköisen allekirjoittamisen”, Hakkarainen kertoo. Digitaalinen allekirjoittaminen perustuu vahvaan tunnistautumiseen. Digitaalinen allekirjoittaminen on turvallinen tapa tehdä sopimus ilman fyysistä tulostetta, tai aikaan ja paikkaan sidottua tapaamista. Sähköinen arkistoiminen vähentää paperisten tiedostojen tulostamista ja postittelua entisestään.
Asiakirjat voi tallettaa turvallisesti digitaaliseen arkistoon sadaksi vuodeksi
”Toisinaan arkistoitavan tiedon talletusaika voi olla toimialan regulaatiovaatimusten mukaan hyvinkin pitkä: satavuotiset talletusajat eivät ole tietyillä aloilla mitenkään tavattomia”, Hakkarainen kertoo. Esimerkiksi vakuutusasiakirjoja säilytetään usein vuosikymmeniä, jolloin tiedon pitempiaikainen digitaalinen tallettaminen voi herättää kysymyksiä tietoturvasta.
Juuri lanseerattu sähköinen arkistopalvelu tallettaa sopimukset turvallisesti, ja kehittynyt hakutoiminto auttaa löytämään oikean tiedon arkistosta.
”Ulkomaisia pilvipalveluita käyttäessä ei ole aina varmuutta siitä, minne tiedot ja varmuuskopiot lopulta päätyvät”, Hakkarainen kertoo. ”Telia Arkisto -palveluun syötetty data ei poistu Suomesta.” Palvelun voi ottaa käyttöön pilvipalveluna tai On Premise -ratkaisuna. ”Pilvipalvelu on ratkaisuna suositumpi. Arkistopalvelun pilvi sijaitsee meidän suomalaisessa konesalissamme.”