Yrittäjä: näillä välineillä teet töitä missä vaan
Tietotyössä useimmat työtehtävät onnistuvat mistä tahansa, mutta myös esimerkiksi hoito- ja rakennusalalla osan työstä voi tehdä kotona tai vaikka kahvilassa. Kun yrityksesi työvälineet ovat ajan tasalla, saat liikkuvasta työstä parhaan hyödyn irti.
”Kaiken kokoisissa yrityksissä tehdään nykyään liikkuvaa työtä. Tietyillä aloilla varsinaiset työtehtävät on sidottu tiettyyn paikkaan ja aikaan, mutta niilläkin esimerkiksi työn suunnittelu ja asiakasviestintä voidaan hoitaa mistä tahansa”, kertoo Telialla asiakkuuksista vastaava Sofia Harniemi.
Harniemen mukaan vapaus tehdä työtä valitsemassaan paikassa antaa työntekijälle mahdollisuuden hallita joustavasti omaa aikaansa ja rauhoittua keskittymistä vaativien tehtävien äärelle. Lisäksi hän huomauttaa, että luovuus kukoistaa monesti muualla kuin tavanomaisella työpisteellä.
Asianmukaiset työkalut ja turvalliset työtavat
Liikkuva työ vaatii liikkuvat välineet. Läppärin ja puhelimen lisäksi työntekijä tarvitsee hyvät, mielellään melua eristävät kuulokkeet. Julkisesti saatavilla olevat wifit ovat yleensä avoimia, ja niiden tietoturva on vaillinainen. Turvallisempi vaihtoehto on läppäriin asennettava mobiililaajakaista.
Tietoturvasta Harniemi kehottaa huolehtimaan myös varomalla ulkoisia uhkia. ”Jos työskentelee jaetussa tilassa, kuuluu asiaan huolehtia, ettei yrityksen arkaluontoista tietoa vuoda ulkopuolisille. Tätä varten kannattaa hankkia kannettavan näyttöön tietosuojakalvo. Tietysti pitää myös varmistaa, että laitteet ovat turvassa, jos poistuu työpisteeltä vaikka vessaan.”
Kannattaa valita myös tietoturvan ja ergonomian kannalta paras kuuloke työkäyttöön.
Microsoft 365 -sovellukset ja -osaaminen jouhevoittavat etäyhteistyötä
Vaikka työtä tekisi omassa rauhassa, yleensä on kuitenkin jossain vaiheessa päivää kysyttävä työkaverin mielipidettä tai muokattava kumppanin kanssa jaettua dokumenttia. Paikasta riippumattomaan yhteistyöhön tarvitaan pilvipohjaisia toimistosovelluksia. ”90 prosentilla yrityksistä on jonkinlainen Microsoft 365 -ohjelmistopaketti käytössään”, Harniemi paljastaa. Useimmille lienevätkin päivittäisestä työstä tuttuja esimerkiksi Outlook, Word, Excel ja PowerPoint.
”Todella monessa yrityksessä Microsoft 365 -paketti on kuitenkin vajaakäytöllä, tai sillä on tarpeisiin nähden liian laaja sovellusvalikoima käytössä”, Harniemi jatkaa. Harniemen mukaan yritys saattaa esimerkiksi maksaa erillisestä tallennuspalvelusta, koska ei tiedä, että sen Microsoft 365 -pakettiin kuuluu OneDrive-pilvitallennustilaa.
Pikaviestimiseen Harniemi suosittelee Microsoft Teams -ryhmätyösovellusta, jossa keskustelut voi pitää omissa työryhmissään ja chatit tallentuvat
myöhempää käyttöä varten. Hän muistuttaa myös, että pilvitallennustilan käyttöoikeuksia on helppo hallinnoida, jotta tarvittavat henkilöt pääsevät tiedostoihin käsiksi mistä tahansa.
Harniemi kertoo, että Telialla Microsoft 365 -paketti voidaan räätälöidä yritykselle sopivaksi. ”Järjestämme myös työntekijöille tarvittaessa koulutusta ohjelmien käyttöön. Vaikka yrityksellä menee sovellusten käytön opetteluun jonkin verran aikaa, pidemmän päälle aikaa säästyy, kun työtä voidaan tehdä ketterästi ajasta, paikasta ja laitteesta riippumattomasti.”
Teksti: Satu Ekman