Microsoft Teams – näin pääset alkuun

Unohda tarpeettomat viestiketjut, joissa vastaanottajina on puolet työntekijöistä ja joiden liitetiedostot joutuvat usein hukkaan. Microsoft Teamsin avulla yhteistyö on helpompaa kuin koskaan.

Mikä on Microsoft Teams?

Microsoft Teams on yhteistyöhön kehitetty työkalu. Teamsin avulla luot helposti työtiloja eri aihealueita tai organisaation eri projekteja varten, jolloin kaikki toiminnot sijaitsevat samassa paikassa: ryhmäkeskustelut, videoneuvottelut, tiedostot, palautteet, viikkosuunnitelmat ja paljon muuta. Voit myös lisätä tai poistaa jäseniä projektin edetessä. Kun kaikki tärkeä sisältö on keskitetty yhteen paikkaan, tiimin jäsenten on helppo perehtyä projektin tilaan ja päästä käsiksi tarvitsemiinsa tiedostoihin.

4 vinkkiä etätöihin Microsoft Teamsilla

Käyttöönotto

Jos olet hankkinut Microsoft 365 -palvelun, sinulla on automaattisesti pääsy Teamsiin. Aloita lataamalla Microsoft Teams -sovellus matkapuhelimeesi tai tablettiisi. Jos työskentelet tietokoneella, kirjaudu sisään Microsoft 365 -palveluun osoitteessa login.microsoftonline.com ja avaa sieltä Teams-sovellus. Pääset Teamsiin myös suoraan tästä linkistä. Voit joko luoda tiimin tai liittyä jo olemassa olevaan tiimiin.

Tiimin luominen

Kaikkein kätevintä on luoda erillinen tiimi kutakin yksittäistä projektia tai aihealuetta varten. Anna tiimille sopiva nimi, määritä salassapitotaso ja lähetä kutsu projektiin tai aihealueeseen liittyville henkilöille. Tämän jälkeen työskentely tapahtuu niin sanotuissa kanavissa, joista jokaisella on oma tarkoituksensa, kuten tiedostojen jakaminen, ryhmäkeskustelu tai muistiinpanojen tekeminen.

Sovellusten lisääminen

Kun tiimi on luotu, sen jäsenet voivat muokata työtilaa lisäämällä sinne tarvitsemiaan toimintoja ja sovelluksia. Sen lisäksi, että Teams on integroitu muihin Microsoft 365 -palvelukokonaisuuden osiin, työtilaa on mahdollista täydentää myös muilla yhteensopivilla sovelluksilla. Esimerkki tällaisesta on Trello, joka helpottaa tehtävien jakamista luetteloiden avulla. Forms puolestaan mahdollistaa tutkimusten, kyselylomakkeiden ja äänestysten laatimisen, kun taas Disco soveltuu työtovereiden kannustamiseen. Microsoft Teamsin sivuilla on lueteltu useita käteviä sovelluksia, joista valita.

Parhaat vinkit Teamsin toiminnoista

• Kaikki tiimin jäsenet voivat muokata yhteisiä asiakirjoja suoraan Teamsissä ilman, että heidän tarvitsee siirtyä ohjelmasta tai sovelluksesta toiseen. Asiakirjojen muokkaaminen käy sujuvasti olipa kyse sitten Word-asiakirjasta, PowerPoint-esityksestä tai Excel-taulukosta.
• Voit valita itse, milloin ja millä tavalla haluat vastaanottaa ilmoituksia tiimiesi asioista. Haluatko tiedon tapahtumista välittömästi vai ainoastaan yhteenvedon päivän päätteeksi? Valinta on sinun. Toisin sanoen et koskaan huku tarpeettomaan tietovirtaan.
• Tehosta työskentelyä kätevillä sovelluksilla, kuten Planner ja OneNote. Voit myös täydentää työtilaa kolmannen osapuolen sovelluksilla, jotta tiimisi saa kaikki tarvitsemansa toiminnot. Lue täältä yhteenveto.
• Sovi tapaamisia tiimin jäsenten kanssa käyttämällä Teamsin kalenteritoimintoa, joka on synkronoitu Outlookin kanssa.
• Teamsia voi käyttää suoraan verkossa, mutta se on myös mahdollista ladata itsenäisenä sovelluksena tietokoneelle, matkapuhelimeen tai tablettiin. Pysyt siis ajan tasalla kaikista projekteista paikasta ja ajasta riippumatta.