Promptauksen ABC – katso selkeät opetusvideot Copilotin käyttöön
Missä tehtävissä Copilotista on eniten apua ja millaisilla kehotteilla työkalusta saa eniten irti? Telian Copilot-asiantuntija Minna Sipinen antaa vinkkivideoilla ohjeita esimerkiksi kokousmuistiinpanojen koostamiseen ja sähköpostiruuhkan selättämiseen.
Yksi tämän vuoden keskeisiä puheenaiheita on ollut tekoäly ja sen hyödyntäminen työelämässä. Microsoftin Copilot for Microsoft 365 -työkalu tuli markkinoille tammikuussa, ja sen ansiosta tekoäly on toiminut entistä konkreettisempana työkaverina. Telialaiset ovat tutustuneet Copilotiin jo pilotointivaiheessa, ja meillä työkalu onkin aktiivisessa käytössä.
Monella työpaikoilla Copilot on vielä vielä melko uusi työkalu, ja siitä syntyi ajatus jakaa tekoälyvinkkejä opetusvideoilla. Lyhyisiin, selkeisiin videoihin on koottu oppeja siitä, missä tehtävissä Copilotista erityisesti on hyötyä ja minkä tyylisillä kehotteilla työkalusta saa eniten irti. Kehotteet ovat tapa keskustella tekoälyn kanssa, ja juuri sitä promptauksella tarkoitetaan.
Eli tässä kootusti: Copilotin ja promptauksen ABC.
Toimii sekä Teamsissa että selaimessa
Copilotia voi käyttää sekä Teamsissa että selaimessa.
Teamsissa pääset juttelemaan Copilotin kanssa chat-osiossa. Copilot on taitava ohjaamaan keskustelua ja auttaa sinua löytämään kiinnostavan tiedon. Copilotin ominaisuuksiin kuuluvat valmiit kehotteet ja promptausideat, joita kannattaa hyödyntää. Niiden avulla syntyy luontevaa keskustelua ja tekoäly auttaa miettimään, mitä muuta asiasta kannattaa kysyä.
Selaimessa toimivan Copilotin nimi on Bing Chat Enterprise. Siinä on erilliset web- ja work-tilat. Work-tilassa voit hakea tietoturvallisesti tietoa yrityksen omasta datasta ja luoda sisältöjä. Web-puoli kokoaa tietoturvallisesti yhteen hakutuloksia eri lähteistä, jotka pohjautuvat Microsoftin Bing-hakukoneeseen.
Apua sähköpostin ja kalenterin hallintaan
Copilot auttaa sinua monissa arkisissa työtilanteissa.
Ajatellaanpa esimerkiksi, että olet ollut viikon lomalla ja sähköposti pullistelee lukemattomia viestejä. Voit pyytää Copilotia tekemään yhteenvedon sähköposteista lomasi ajalta. Copilot listaa tärkeimpien sähköpostien sisällön, eikä sinun tarvitse selata jopa satoja viestejä löytääkseni tärkeimmät. Jos haluat lukea jonkun tietyn viestin, pääset sinne hausta suoraan linkkien avulla.
Copilotin tarjoamien valmiiden promptien avulla voit kysyä myös tarkempaa tietoa sähköpostien sisällöstä.
Ja sitten katse tulevaan. Mitä palavereja huomiselle on sovittuna? Copilot osaa Outlookin kalenterimerkintöjen pohjalta tehdä yhteenvedon siitä, mitä palavereja sinulla on seuraavana päivänä. Se voi myös auttaa sinua valmistautumaan kokoukseen ja hakea lisätietoa pyytämistäsi aiheista. Se käyttää niitä tiedostoja, joihin sinulla on pääsyoikeus One Drivella, SharePointissa tai Teamsissa.
Kuuluuko työhösi työajanseuranta? Joskus se saattaa kiireisen viikon aikana unohtua. Ei hätää, Copilot auttaa tässäkin. Se voi kalenterisi avulla koostaa yhteenvedon siitä, mihin olet käyttänyt työaikasi vaikkapa kuluneen viikon aikana.
Työkalut kokouksen eri vaiheisiin
Copilot on mainio apulainen sekä kokoukseen valmistautuessa että kokouksen jälkeen.
Voit valmistautua kokoukseen hyödyntämällä edellisen kokouksen muistiinpanoja. Voit pyytää Copilotia tekemään muistiinpanojen perusteella uuden kokouksen agendan ja etenemisehdotuksen. Copilot tekee pyynnöstäsi täydennyksiä agendaan.
Kokouksen jälkeen Copilot tekee sinulle muistiinpanot kokouksesta. Tämä on hyödyllinen ominaisuus esimerkiksi silloin, jos olet esitysvuorossa kokouksessa, etkä pysty tekemään muistiinpanoja. Tällöin kokouksen ominaisuuksista pitää olla kytkettynä päälle Transcript. Ominaisuutta voit hyödyntää myös silloin, jos et pääse mukaan kokoukseen.
Voit pyytää Copilotia tekemään sinulle valmiin PowerPoint -esityksen kokoukseen Word-dokumentin pohjalta. Muista aina tarkistaa Copilotin antamien tietojen oikeellisuus sekä lähteet.
Muista myös nämä:
Pidä promptauspäiväkirjaa! Kirjaa ylös, mitä kehotteita käytit, millaisella tuloksella ja kauanko aikaa kului.
Päiväkirjan avulla pystyt toistamaan onnistumisia ja kokeilemaan joitakin asioita uudella tavalla. Näin kehittyvät juuri sinulle toimivimmat promptit.
Organisaation kannattaa valita ryhmä tehokäyttäjiä, jotka testaavat kehotteita päivittäisessä työssään ja jakavat toimivimmista vinkkejä toisillekin.