Neljä vinkkiä etätyöskentelyyn Microsoft Teamsin avulla

Koostimme parhaat käytännöt kotona työskentelyyn sekä vinkkejä Teams-kokoustamiseen. Näin etätyöpäivä hoituu sujuvasti. 

1. Suunnittele ja valmistaudu etäkokoustamiseen 

Etäkokouksien keskiössä ovat ihmiset, ei tekniikka. Tehokkaalla etäkokouksella on selkeä tarkoitus, joka on kerrottu kokoukseen osallistuville. Näin onnistut: 

•  Laadi selkeä agenda, ja mieti, keitä kutsut: arvosta kollegoiden aikaa.
  • Lisää vinkkejä tiimityöskentelyn tehostamiseen (englanniksi)
• Hyödynnä Teams-chattia: voit jakaa dokumentteja ja sisältöä jo ennen kokousta.
• Nauhoita ja tallenna kokous, jos se on organisaatiossasi sallii sen. Näin kokous on katsottavissa myöhemmin:
  • Nauhoita valitsemalla lisäasetukset ja paina aloita tallennus (eng. start recording) -painiketta
  • Samasta kohdasta voit myös lopettaa kokouksen tallentamisen
• Jos käytössäsi on Teams-rooms ja uudet kamerateknologiat käytössä, voit hyödyntää valkotaulua, kuten tavallisessakin kokouksessa. Kamera tallentaa sisällön, ja tuo sen osaksi Teams-kokousta. 

2. Hyödynnä videokuvaa ja osallista kokouksessa oleviA

Kytke Teamsin video-ominaisuus päälle aina, kun se on mahdollista. Video edistää yhteistyötä ja vahvistaa läsnäolon tunnetta etäkokouksissa.

• Vinkki: Käytä taustan sumentaminen -ominaisuutta, jos et halua taustasi näkyvän, tai jos osallistut kokouksiin kotona tai julkisissa tiloissa. Saat ominaisuuden käyttöön joko ennen puhelun aloitusta tai puhelun aikana kohdasta lisäasetukset ja painikkeesta sumenna tausta (eng. blur backround)
• Videokuva edistää yhteistyötä kokouksissa, mutta jos kaistanleveys on rajallinen, video kannattaa kytkeä pois päältä. Näin korkealaatuinen ääni säilyy. 
• Teams-kokouksiin voi liittyä usealla eri tavalla. Yksi vaihtoehto on liittyä sovelluksen kalenterin kautta. Katso ohjeet eri liittymistapohin (englanniksi)
• Varmista kokouksen alussa, että kaikki kuulevat ja näkevät toisensa. Jos jonkun ääni on liian vaimea tai jos hänen laitteensa aiheuttaa ongelmia, käsittele ongelma kokouksen alussa. Näin kaikki pystyvät osallistumaan, eikä kukaan jää keskustelusta ulkopuoliseksi.
•  Pidä silmällä myös mykistyspainiketta

3. Seuraa muistiinpanoja, työn etenemistä, sekä jaa asiakirjoja

• Hyödynnä Teamsin muistiinpano ja follow-up ominaisuuksia.
• Microsoft Plannerin avulla voit myös hallita ja seurata tehtäviä.
• Pidä lyhyitä seurantapalavereita muutaman päivän välein. Muista aina ilmoittaa esimerkiksi liitteenä kokouksen agenda, ja hyödynnä Planneria seurantapalavereissa.
• Kanavissa voit luoda välilehtiä tärkeille tiedostoille, verkkosivustoille tai dashboardiin, jotta sisältö on kaikkien Teamsin jäsenten käytettävissä.

4. Muokkaa virtuaalista työtilaasi

• Kiinnitä tärkeimmät ryhmäkeskustelusi omaan työtilaasi, jotta ne ovat helposti käytettävissä.
• Järjestele Teams-kanavat tärkeysjärjestykseen. Piilota Teams-sitet, joita ei käytä usein.
• Voit hallinnoida ilmoituksiasi profiiliasetuksissa.
• Asenna Teams-sovellus myös älypuhelimeesi, jolloin voit osallistua etäkokouksiin ja yhteistyöhön missä tahansa.

Teamsin avulla teet etätyöskentelystäsi tehokasta ja tuottavaa esimerkiksi, jos työskentelet tilapäisesti kotoa käsin tai jos organisaatiosi kannustaa jatkossa enemmän moderniin etätyöhön. 

Autamme yritystäsi Teamsin käyttöönotossa sekä tarvittaessa järjestämme myös koulutuksia. Osana palvelukokonaisuutta saat samasta paikasta myös kaikki modernit laitteet, puhelimet, tarvikkeet ja palvelut, joita tarvitset tehokkaaseen etätyöskentelyyn.