Lomaviesti ja Poissaoloviesti ovat aktiviteettina käteviä silloin, kun haluat rauhoittaa puhelinliikennettäsi. Kyseiset aktiviteetit ovat toiminnalta ja logiikalta samanlaiset: soittajalle kerrotaan, että olet lomalla tai poissa työpaikalta.
Aktiviteetin ollessa päällä, soittajalle kuuluu heti loma/poissaoloviesti ja puhelu ohjautuu vastaajaan (vaikka se ei normaalisti olisi käytössä). Soittajan on kuitenkin mahdollista myös valita numero 2, jolloin puhelu yhdistyy sinulle. Tämä on etenkin hyödyllistä silloin, kun työpuhelimesi on käytössä myös vapaa-ajalla.
Loma- ja poissaoloviestin asettaminen
Loma- ja poissaoloviesti -aktiviteetit asetetaan ja ajastetaan samalla tavalla kuin muutkin aktiviteetit.
Aktiviteetin asettaminen
Loman ajastaminen
Ohjevideo: Loma- ja poissaoloviestin ajastaminen VIP Softphonessa
Ohjevideo: Loma- ja poissaoloviestin ajastaminen VIP mobiilisovelluksessa
Työasiat kollegalle lomasi aikana
Voit lisätä VIP-palvelun asetuksista lomaviestiisi puhelun ohjaus -mahdollisuuden, jolloin puhelu siirtyy valinnalla 1 toiseen numeroon, esimerkiksi kollegallesi.
Puhelun ohjaus toiseen numeroon
Läheisten soitot lomaviestisi ohi
Lisäksi voit halutessasi käyttää lomaviestin yhteydessä ohituslistaa. Tällöin kun määrittelemäsi yhteystiedot soittavat sinulle, he ohittavat lomaviestisi ja puhelu ohjautuu sinulle suoraan.
Ohituslista
Huom! Mikäli loma- tai poissaoloviesti -aktiviteettien puheluohjauksiin on tarvetta tehdä muita kuin ohjeen mukaisia muutoksia, olethan yhteydessä yrityksesi VIP-palvelun pääkäyttäjään.
Video: Puhelun ohjaus toiseen numeroon VIP Softphonella
Jos sinulla on tuuraaja loman ajan tai haluat ohjata puheluita vaihteeseen, voit määrittää VIP-kotisivulla vastaajan asetuksiin, että valinnalla 1 puhelu siirtyy toiseen numeroon. Tällöin soittaja kuulee tiedotteena lomaviestissä: "Tavoittelemasi henkilö on lomalla. Työhön liittyvissä asioissa, paina 1. Jos haluat puhelun siirtyvän tavoittelemallesi henkilölle, paina 2."
Puhelun ohjaus määritellään vastaajan asetuksissa
- Valitse VIP-kotisivulla ylävalikosta Palvelut -> Vastaajan asetukset
- Lisää tervehdykseen asiakaspalvelumahdollisuus = Kyllä (tiedotteessa soittajalle kerrotaan: Työasioissa paina 1)
- Jos lisäät, siirrä tähän asiakaspalvelunumeroon (esim. +4655512345) -kohtaan anna haluttu puhelinnumero kansainvälisessä muodossa.
- Muista asetuksista ei tarvitse välittää.
- Klikkaa Käytä. Nyt puhelussa tarjotaan valintaa 1.
- Kun palaat lomilta, muuta asetuksiin Lisää tervehdykseen asiakaspalvelumahdollisuus -kohtaan "Ei".
Huom! Asetusta ei voi ajastaa. Jos asetus on päällä ja aktiviteettisi on esimerkiksi Tavoitettavissa, kaikissa vastaajaan asti menevissä puheluissa soittajalle tarjotaan valintaa 1.
Video: Puhelun ohjaus toiseen numeroon VIP mobiilisovelluksella
Jos sinulla on tuuraaja loman ajan tai haluat ohjata puheluita vaihteeseen VIP mobiilisovelluksen kautta, katso alla oleva ohjevideo.
Ohjevideo: Puhelun ohjaus toiseen numeroon VIP mobiilisovelluksella
Kontaktin lisääminen ohituslistalle
Tärkeitä henkilöitä, kuten sukulaisia, ystäviä tai lapsia varten voit tehdä ohituslistan, jolloin heidän ei tarvitse soittaessa kuunnella lomatiedotettasi. Ohituslista tarkoittaa käytännössä kaikkia niitä kontakteja, joiden kontaktityypiksi on määritelty VIP (Very Important Person) eli sydänsymboli. Ohituslistalaisten määrää ei ole rajoitettu ja helpointa ohituslista on tehdä mobiilisovelluksella.
Huom! Numeron täytyy olla ensin lisättynä VIP-palveluun kontaktiksi, ennen kuin sen voi määritellä VIP-kontaktityypiksi. Näin lisäät ulkoisen numeron kontaktiksi
Mobiilisovelluksella
- Avaa mobiilisovellus.
- Oletuksena sovellus avautuu Kontaktit-välilehdelle.
Jos ei, pyyhkäise vasemmalta oikealle valikko auki ja valitse Kontaktit-välilehti.
- Etsi ja valitse haluttu työkaveri.
- Kontaktin tiedoissa oikeassa ylälaidassa näkyy kontaktin tila, yleensä tähti. Klikkaa symbolia.
- Valitse symboliksi sydän eli VIP.
- Kontakti on nyt ohituslistalainen.
VIP-kotisivulla
- Avaa kotisivulla yläreunasta Kontaktit-välilehti.
- VIP-kontaktit kohdassa, klikkaa Lisää kontakti.
- Etsi ja valitse haluttu kontakti.
- Klikkaa Lisää tämä kontakti.
- Kontakti on nyt ohituslistalainen.
Aktiviteetti ajastetaan VIP-palvelussa Tuleva olotila -välilehdessä. Löydät tarkat ohjeet ohjeesta: Tavoitettavuuden eli aktiviteetin asettaminen
Määriteltyäsi loma- tai poissaoloviestille päättymisajankohdan, soittajalle kerrotaan viestissä, milloin olet seuraavan kerran tavoitettavissa. Soittajalle annetaan mahdollisuus päästä läpi painamalla puhelun aikana numeroa 2, jolloin puhelu ohjautuu sinulle. Jos soittaja ei tee kyseistä valintaa, puhelu ohjautuu vastaajaasi.
Lomalla-tiedote soittajalle VIP softphonella
Alla olevan linkin takaa löydät ohjevideon, jossa opastetaan kuinka ajastat lomalla-tiedotteen softphonen kautta
Ohjevideo: Lomalla tiedote soittajalle VIP Softphonella.
Lomalla-tiedote soittajalle VIP mobiilisovelluksella
Alla olevan linkin takaa löydät ohjevideon, jossa opastetaan kuinka ajastat lomalla-tiedotteen VIP mobiilisovelluksen kautta.
Ohjevideo: Lomalla tiedote soittajalle VIP mobiilisovelluksella.