Äänitiedotteita voidaan lisätä VIP-palveluun joko nauhoittamalla tiedote puhelimella tai tuomalla valmis äänitiedote tiedostona. 
 

1. Kirjaudu pääkäyttäjätunnuksellasi palveluun. Kirjaudu
2. Valitse järjestelmänvalvojan näkymässä Organisaatio-välilehti, sitten Äänitiedotteet ja vielä kerran Äänitiedotteet.
3. Mene sivun alalaitaan ja valitse Uusi äänitiedote.
4. Lisää Äänitiedotteen nimi -kenttään tiedotteelle nimi (kuten "tervetuloa") ja Kuvaus-kenttään kuvaus äänitiedotteen sisällöstä (esimerkiksi "Tervetuloa yritykseen"). 
5. Kohdassa Tiedoston valinta voit joko tuoda valmiin äänitiedoston tai nauhoittaa sen:
   
   Tuo tiedosto* = Jos tiedote on valmiina työasemalla, valitse Selaa…, valitse haluttu tiedosto ja valitse Tuo. 
   
   Tallenna tiedosto = Voit myös nauhoittaa tiedotteen puhelimella . Anna puhelinnumerosi (kansainvälisessä muodossa +358-alkuisena tai poimi numero listauksesta) johon VIP-palvelu soittaa ja valitse Aloita puhelu. Vastaa puheluun ja toimi kuulemasi ohjeiden mukaan. 
6. Tallennus on valmis, kun lataat tiedoston tai lopetat puhelun.
7. Kuuntele nauhoittamasi tiedote heti ja nauhoita tarvittaessa uudestaan.
    

*Jos teet tiedotteen erillisellä sovelluksella, varmista ensin äänitiedoston ominaisuudet:

• Tiedostomuoto = wav
• Bittinopeus = koodattu 64 kbit/s-bittinopeudella
• Kodekki = G.711 aLaw tai uLaw
• Taajuus = 8 kHz-taajuudella ja monona

Voit poistaa niitä äänitiedotteita, joissa on Poista-sarakkeessa punainen x-merkki. Järjestelmän vakiotiedotteita ei voi poistaa.

1. Kirjaudu pääkäyttäjätunnuksellasi VIP-palveluun. Kirjaudu
2. Valitse järjestelmänvalvojan näkymässä Organisaatio-välilehti, sitten Äänitiedotteet ja vielä kerran Äänitiedotteet.
3. Etsi tiedote jonka haluat poistaa ja valitse x-merkki.
4. Järjestelmä pyytää sinua vahvistamaan poiston kysymällä ”Poistetaanko äänitiedote?”. 
5. Vahvistamisen jälkeen äänitiedote on poistettu.

Olemassa olevan äänitiedotteen kuunteleminen

1. Kirjaudu pääkäyttäjätunnuksellasi VIP-palveluun. Kirjaudu
2. Valitse järjestelmänvalvojan näkymässä Organisaatio-välilehti, sitten Äänitiedotteet ja vielä kerran Äänitiedotteet.
3. Valitse haluttu äänitiedote.
4. Kuuntele tiedote valitsemalla Toista (tiedote latautuu koneelle). 

Olemassa olevan äänitiedotteen muokkaaminen

1. Kirjaudu pääkäyttäjätunnuksellasi VIP-palveluun. Kirjaudu
2. Valitse järjestelmänvalvojan näkymässä Organisaatio-välilehti, sitten Äänitiedotteet ja vielä kerran Äänitiedotteet.
3. Valitse haluttu äänitiedote.
4. Valitse Muokkaa.
5. Voit muokata kuvaustekstiä tai tuoda/äänittää uuden tiedotteen.

Huom! Tiedotteen nimeä ei voi muuttaa, joten voi olla parempi tehdä kokonaan uusi tiedote.