Pekan lista eli 9 kysymystä sähköisestä allekirjoittamisesta

Tuhannet suomalaiset yritykset miettivät siirtymistä sähköiseen allekirjoittamiseen, sillä vasta pieni osa on sähköistänyt allekirjoitusprosessinsa. Telian Business Manager Pekka Turpeinen tuntee heidän tilanteensa.

”Kun tapaan yritysten päättäjiä, kuulen, että prosessien digitalisointi on kaikkien työlistalla. Niin pienet kuin suuretkin yritykset miettivät, miten asioita pystyisi tekemään fiksummin. Päätöksentekoa kuitenkin hidastaa esimerkiksi puutteellinen tieto siitä, mikä sähköinen allekirjoitus on ja miten sitä voi hyödyntää.”

Kokosimme ns. Pekan listan suosituimmista sähköisen allekirjoittamisen kysymyksistä.

Mikä on digitaalinen allekirjoitus?

”Digitaalinen allekirjoitus tai hyväksyntä on sähköiseen viestiin tehty vahvistus, joka varmentaa tietyn dokumentin sisällön ja allekirjoittajan henkilöllisyyden. Käsite on laaja: sillä voidaan tarkoittaa sekä sähköpostiviestin perään liitettyjä yhteystietoja että digitaalista hyväksyntää, jolla varmennetaan henkilöllisyys hyvin luotettavasti.

Mitkä ovat sähköisen allekirjoituksen hyödyt?

”Digitaalinen allekirjoitus on käsin kirjoitettua nopeampi ja luotettavampi ja se mahdollistaa allekirjoittamisen ajasta ja paikasta riippumatta. Yhden sopimuksen allekirjoitus perinteisellä tyylillä kestää jopa päiviä, digityylillä hoidat allekirjoituksen parissa minuutissa.” Kattavampaan hyötylistaan voit tutustua täällä.

Onko digitaalinen allekirjoitus luotettava ja oikeudellisesti sitova?

”Kyllä. Digitaalinen allekirjoitus on luotettava – ellei jopa luotettavampi. Se on myös juridisesti yhtä pätevä kuin käsin kirjoitettu. Vahvalla tunnistautumisella eli pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella tehdyt sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia. Laki on tämän suhteen selkeä.”

Mitä sähköinen allekirjoitus maksaa?

”Meidän palvelumme hinta alkaa 8 eurosta kuukaudessa. Vähintään yhtä olennainen kysymys on, mitä maksaa nykyinen prosessi, kun kaikki siihen kuluva aika lasketaan. Siinä missä digitaalinen prosessi vie pari kolme minuuttia, paperiprosessi vie jopa päiviä.”

Miksi digitaalisesta allekirjoittamista on nyt alettu puhua enemmän?

”Tänä vuonna digitaalinen hyväksyntä etenee vauhdikkaasti ja korvaa perinteisen allekirjoituksen erilaisissa asiakirjoissa entistä laajemmin. Tähän vaikuttaa se, että syksyyn mennessä koko EU-alueella on noudatettava niin sanottua eIDAS-asetusta (Electronic Identification and Trust Services for Electronic Transactions in the Internal Market). Se velvoittaa tarjoamaan sähköisiä tunnistus- ja allekirjoitusvälineitä julkisen hallinnon palveluissa. On vaikea sanoa yhtään toimialaa, joka ei olisi nyt aktivoitunut. Tämä kiinnostaa sekä julkista hallintoa että yksityisiä yrityksiä, ja se näkyy meilläkin.”

Millainen merkintä digitaalisesti allekirjoituksesta jää dokumenttiin?

”Tämä on yksi yleisimmistä kysymyksistä. Kaikki haluavat nähdä, miltä digitaalinen allekirjoitus näyttää. Digitaalisesta allekirjoituksesta jää asiakirjaan selkeä merkintä, joka voidaan tarkistaa jälkikäteen. Allekirjoitus takaa, että asiakirjan sisältöä ei voida myöhemmin muuttaa. Jos sisältöä muutetaan, allekirjoitukset eivät enää täsmää.”

Alla esimerkki siitä, miltä allekirjoitukset näyttävät Telia Signissa. Lisäksi jokaisella allekirjoitetulla sivulla on allekirjoittajan nimi ja allekirjoituspäivämäärä.

Miten sähköinen allekirjoitus käytännössä tehdään?

”Allekirjoitus vie kokonaisuudessaan aikaa pari minuuttia: avaat palvelumme, liität hyväksyttävän PDF-dokumentin, lähetät allekirjoituspyynnön, allekirjoittaja saa sähköpostikutsun, tunnistautuu ja allekirjoittaa. Kaikki allekirjoittajat saavat oman kopionsa dokumentista ja siinä on selkeät ja juridisesti pätevät merkinnät. Helppoa ja nopeaa!”

Käytetäänkö sähköistä allekirjoitusta jo yleisesti?

”Sähköisestä allekirjoituksesta on tullut kuin vaivihkaa suosittua. Se on tuttu yhä useammille, vaikka omassa yrityksessä ei ole välttämättä vielä alettu digitalisoida prosesseja. Tuhannet suomalaisetkin yritykset hoitavat allekirjoittamisen digitaalisesti. Tämä on jo arkipäivää!”
 

Jos emme halua erillistä allekirjoituspalvelua, voimmeko integroida tämän omiin järjestelmiimme?

”Yhä useampi suuri organisaatio miettii, miten se saa sähköisen hyväksymisen tai allekirjoittamisen osaksi nykyisiä prosessejaan. Enää yritys ei pohdi niinkään paperiprosessiensa digitalisointia, vaan sitä, miten nykyisten järjestelmien erilaiset hyväksymismenettelyt saadaan entistä toimivammiksi.

Olemme tehneet ja teemme parasta aikaakin useille yrityksille ja organisaatioille avointen rajapintojen (API) avulla sähköisiä allekirjoitus- ja hyväksyntäprosesseja suoraan heidän järjestelmiinsä. Tämä on yksi tämän vuoden keskeisiä trendejä.”