"Jalostan työtehtäviä roboteille"
Mitkä toimistohommat kannattaa teettää robotilla ja mitkä ihmisillä? Kia Tolppanen ideoi sitä työkseen ja muuttaa suomalaista työelämää ohjelmistorobotiikalla.
”Jos teen tätä vielä vähän aikaa, niin saan jännetuppitulehduksen!” kommentoi yksi työntekijä äskettäin Kia Tolppanen työtään. Viesti oli, että tuntikausien naputtelurutiinista olisi hyvä päästä eroon ja saada tehtävänkuvaan muutos.
Työntekijä puhui oikealle henkilölle. Tolppanen todella pystyy vaikuttamaan siihen, että puuduttavat rutiinit siirretään koneiden tehtäväksi.
Tolppanen oli ensimmäisten joukossa starttaamassa ohjelmistorobotiikan testaamista Telian sisällä. Hän työskentelee tiimissä, jonka tekemät työn tehostamisratkaisut johtivat Telialla vuodessa neljän miljoonan euron säästöihin. Vuonna 2017 tiimi sai Telian sisäisen innovaatiopalkinnon työstä, joka on Pohjoismaidenkin mittakaavassa edistyksellistä.
”Keräämme yrityksen sisältä ideoita siitä, minkä töiden automatisointi vapauttaisi ihmistyövoimaa mielekkäämpiin tehtäviin. Ohjelmistorobotiikan avulla raivaamme lisää aikaa luovaan asiantuntijatyöhön. Robotti voi hoitaa rutiinit”, Tolppanen kertoo.
Robotiikka ei ole vain teknologiaa
Ohjelmistorobotiikan asiantuntijan puhe ei ole bittien ja bottien sekamelskaa, vaan selkeää suomea työn muutoksesta. Robotiikassa onkin kyse enemmän muutoksen johtamisesta kuin teknologiasta.
”Yhä useamman tietotyöläisen arkea rasittavat erilaiset kirjaamis-, taulukointi- ja raportointitehtävät. Robotiikka on hyvä työkalu prosessien muuttamiseen”, Tolppanen sanoo.
Ohjelmistorobotiikkaa käyttöön otettaessa tärkeässä roolissa ovat hänen mukaansa muutoksen hallinta sekä johtaminen ja työntekijöiden osaamisen kehittäminen. Ohjelmistorobotiikka myös tarvitsee rinnalleen välineet, joilla työelämän muutosta hallitaan ja johdetaan.
Ohjelmistorobotiikka eli Robotic Process Automation (RPA) mullistaa parhaillaan hallinnollisia liiketoimintaprosesseja, ja sen kehitys on huimaa. Ohjelmistorobotti ei istu tuolilla eikä kävele käytävillä, vaan se on tietokoneohjelma, joka mallintaa ihmisen toimintaa. Keskivertorobotti toimii tavallisella pc:llä ja puurtaa konesalissa, hybridipilvessä ja pilvipalvelussa.
Teollisuudessa robotit ovat automatisoineet prosesseja ja korvanneet liukuhihnatyöntekijät jo vuosikausia, nyt sama kehitys on menossa toimistotöissä. Ihminen on edelleen ohjaksissa ja valjastaa robotin haluamiinsa tehtäviin
”Mitä enemmän ohjelmistorobotiikan ymmärrys lisääntyy, sitä enemmän löydämme töitä, joita se pystyy hoitamaan. Samalla ihmisen ja teknologian työnjako täsmentyy.”
Robotit osaavat jo hoitaa suuren osan taloushallinnon ja kirjanpidon tehtävistä. Robotti syöttää taulukkolaskentaohjelman tietoja lomakkeisiin minuutissa kymmeniä rivejä, kun sama työ vie ihmiseltä työaikaa jopa useamman työpäivän. Myös asiantuntijatehtävistä on hyviä esimerkkejä: robotti käy hetkessä läpi suuren määrän juridisia asiakirjoja tai hoitaa pörssikauppaa.
Toiminnot nopeutuvat, virheet vähentyvät
Telialla ohjelmistorobotit käsittelevät tilauksia, hoitavat hintojen ja osoitteiden muutoksia ja tekevät raportteja. Yhtiön palveluksessa on kymmeniä ohjelmistorobotteja, ja niiden käyttö on tuonut selviä hyötyjä.
”Asiakaspalvelu on nopeutunut ja virheet ovat vähentyneet. Lisäksi työntekijöille syntyy uusia työtehtäviä, kun rutiinit hoidetaan automatisoidusti. Näin autamme ihmisiä keskittymään työhön, jossa he ovat parhaimmillaan”, Tolppanen sanoo.
”Yksi ilahduttava vaikutus on ollut se, että olemme onnistuneet tuomaan ulkoistettuja prosesseja ja töitä takaisin Suomeen ohjelmistorobotiikkaratkaisujen ansiosta.”
Ohjelmistorobotiikan tarpeet kumpuavat yleensä liiketoiminnasta, ja sen tärkein hyöty on tuottavuuden kasvu eli kulujen pieneneminen. Se tehostaa toimintaa, parantaa laatua ja lyhentää palveluaikoja.
”Usein idea oman työn järkeistämisestä tulee suoraan työntekijältä. Hän on saattanut turhautua esimerkiksi loputtomaan tietojensiirtonaputteluun tai jokin muu rutiinityö puuduttaa ja vie liikaa työaikaa. Osa ideoista tulee työpajoista, joissa tiimit miettivät, mitkä prosessit olisi mielekästä hoitaa ohjelmistorobotiikan keinoin”, Tolppanen kertoo.
Tulevaisuudessa rajana vain taivas
Telia myy ohjelmistorobotiikkaosaamistaan muille yrityksille. Käytännössä se kauppaa digitaalisia työntekijöitä, jotka paiskivat töitä tauotta ympäri vuorokauden, oppivat käyttämään mitä tahansa tietokoneohjelmaa, eivät valita eivätkä tee virheitä.
”Parasta palautetta on kuulla, että tämän ansiosta kiireet ovat helpottaneet ja ruuhkat purkautuneet ja työntekijöiden ajankäyttö on muuttunut järkevämmäksi. Näin robotit auttavat ihmisiä onnistumaan työssään.”
Muutoksen tekijän oma muutosmatka on ollut huikea. Eikä se olisi onnistunut ilman kannustavaa yrityskulttuuria ja tiimiä sekä vastuuta, jota esimiehet ovat antaneet. Tulevaisuus on Tolppasen mukaan täynnä mahdollisuuksia. Etenkin tekoälyn kehittyminen avaa paljon uusia ovia.
”Samalla kun muutamme yksittäisten työntekijöiden arkea, muutamme yrityksiä ja koko työelämää – ja sitä kautta yhteiskuntaa. Tekoäly on vielä lapsenkengissä. Kun se kehittyy ja sitä yhdistetään ohjelmistorobotiikkaan, mahdollisuudet ovat valtavat. Tulevaisuudessa rajana on vain taivas.”