Allekirjoitus on kohta historiaa

Allekirjoitusten raapustaminen kynällä vähenee ratkaisevasti tänä vuonna. Digitaalinen hyväksyntä korvaa käsin kirjoittamisen yhä useammassa sopimuksessa ja todistuksessa.

Sähköinen kuittaus, digitaalinen allekirjoitus, e-hyväksyntä. Monilla eri nimillä tunnettu digitaalinen hyväksyntä on syrjäyttämässä perinteiset allekirjoitukset ja paperiset asiakirjat.

”Tänä vuonna digitaalinen hyväksyntä etenee vauhdikkaasti ja korvaa perinteisen allekirjoituksen erilaisissa asiakirjoissa entistä laajemmin. Tähän vaikuttaa se, että syksyyn mennessä koko EU-alueella on noudatettava niin sanottua eIDAS-asetusta”, Telian hankepäällikkö Pekka Turpeinen toteaa.

eIDAS tulee sanoista Electronic Identification and Trust Services for Electronic Transactions in the Internal Market. Se velvoittaa tarjoamaan sähköisiä tunnistusvälineitä julkisen hallinnon palveluissa. Lisäksi palveluntarjoajien on osoitettava, että niiden tarjoamat allekirjoitusvarmenteet ovat luotettavia.

”Tämä tarkoittaa myös, että Suomessa tarjotun digitaalisen hyväksynnän on toimittava myös muissa EU-maissa. Kun sopimuksen osapuolet ovat vaikkapa Suomessa ja Saksassa, kumpikin voi hyväksyä osuutensa digitaalisesti.”

Viisitoista vuotta – eikä suotta

Digitaalinen hyväksyntä ei ole uusi keksintö. Pekka Turpeinen on kollegoineen kehittänyt Telialla sen eri muotoja jo vuodesta 2003 lähtien. Tuolloin verottajan verkkopalvelu Vero.fi oli aloitteellinen ja halusi yrityksiltä tietyt dokumentit sähköisesti hyväksyttyinä.

Nyt viidentoista vuoden palvelukehityksen jälkeen digitaalisen hyväksynnän käyttö on laajenemassa entistä enemmän yritysten välisiin sopimuksiin ja esimerkiksi todistuksiin. Myös Telian omat myyjät käyttävät Telia Signia eli digitaalista hyväksyntää erilaisia palvelusopimuksia tehdessään.

”Käytössä on nyt sama hyväksynnän perustekniikka kuin ensimmäisissä kokeiluissa. Prosessorien ja matkapuhelinten laskentavoima on kuitenkin kehittynyt valtavasti, joten hyväksynnät tunnistautumisineen ovat entistä luotettavampia.”

Digitaalinen tunnistautuminen on viime vuosina yleistynyt selvästi, vaikka emme aina tule sitä ajatelleeksi. Me tunnistaudumme joka kerta, kun esimerkiksi näytämme bussissa matkakorttia tai hankimme puhelimeen uusia sovelluksia.

”Tämäntyyppinen kevyempi tunnistautuminen alkaa olla kaikille arkea. Virallisten asiakirjojen hyväksynnän ja siihen liittyvän tunnistautumisen on oltava astetta luotettavampi. Digitaalista hyväksyntää ei pysty väärentämään, se on juridisesti pätevä ja se perustuu niin sanottuun vahvaan tunnistautumiseen.”

Paperiton toimisto on jo lähellä

Pekka Turpeinen ennustaa, että kymmenen vuoden kuluttua käsin kirjoitetut signeeraukset ovat kadonneet lakisääteisistä sopimuksista ja todistuksista kokonaan.

”Yritykset ja esimerkiksi koulutusorganisaatiot haluavat nyt eroon papereista, mapeista ja paperiarkistoista. Ja mitä enemmän hoidamme asioitamme digitaalisesti, sitä varmemmin digitaalinen hyväksyntä yleistyy.”

Turpeisen mukaan digitaalisen hyväksynnän hyödyt ovat kiistattomat verrattuna käsin allekirjoittamiseen. Se on paitsi luotettavampi myös tehokkaampi: aikaa ja rahaa säästyy, kun printtaamiset, sopivien allekirjoitusaikojen etsimiset ja paperien postittamiset jäävät historiaan.

Esimerkiksi Aalto-yliopistossa arvioidaan, että vuosittain työntekijöiden aikaa säästyy digihyväksynnän ansiosta muihin tehtäviin kymmenien vuosien työpanoksen verran.

Turpeinen korostaa, että sopimus ei ole enää paperi.

”Matkaa kohti paperitonta toimistoa on tehty jo vuosikymmeniä, mutta nyt sen toteutuminen on lähempänä kuin koskaan.”